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El acceso al sistema en general, y a los distintos procesos particulares, está acotado únicamente a las personas autorizadas para ello. Este esquema permite asignar a los diferentes usuarios, distintos niveles de acceso según su área de responsabilidad y jerarquía, conformando verdaderas "pistas de auditoria" que proveen seguridad al sistema.

Para poder utilizar el sistema, cada usuario se identificará con un código y una contraseña. Si éstos no son correctos, automáticamente se despliega un mensaje de error NO permitiendo su acceso. Una vez que el usuario se identifica y carga su 'Contraseña', queda habilitado para operar el sistema y ejecutar todas las funciones que su nivel de seguridad le permita.

El administrador del sistema es quien habilita y deshabilita a los demás usuarios. Este administrador es el único habilitado para acceder al programa de mantenimiento de usuarios.
 
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Clave de Soft es un sistema muy sencillo y de fácil operación, que puede ser manejado por cualquier persona, aún aquellas que no tengan formación en informática.
Los programas se ejecutan por medio de menúes permitiendo una operación simple y segura. Cuando el usuario ingresa al programa, accede a un menú con las opciones disponibles. Las mismas pueden activarse mediante la utilización del teclado y del mouse.
 
Cada proceso puede convocar las funciones de "ayuda", las cuales se despliegan en forma automática y brindan información explicativa acerca de la finalidad y forma de ejecución del programa, consultas de tablas o códigos asociados a la operación en ejecución e información técnica relacionada al sistema, su seteo y perfil de usuario.
 
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F1 (Ayuda General): el usuario puede consultar la forma de uso de cada programa y alternativa. También se accede a las características de los datos a ingresar en determinado campo, sin necesidad de consultar el manual. Describe características técnicas respecto de la versión del programa en ejecución.
F2: se accede a la pantalla de ayuda que permite consultar las tablas y códigos asociados a la operación en curso.
F3: el sistema despliega una tabla con todas las salidas disponibles que redireccionan los informes y reportes, permitiendo utilizar más de una impresora, distintos tipos de formularios, formatos o canales de salida.
F9 (Ayuda sensitiva al contexto): mientras se están ingresando datos en un campo determinado, el sistema despliega una pantalla con todas las opciones de valores posibles para ese campo, siendo posible buscar el valor deseado en la tabla mediante búsqueda alfabética, numérica o simplemente tipiando unos pocos caracteres para que el sistema busque en forma dinámica el valor deseado.
F10: el sistema despliega una calculadora.
F11: el sistema despliega un calendario.
 
Los programas de aplicación se presentan al usuario con uniformidad de estilo para facilitar su utilización, por lo tanto, los procesos similares se operan de la misma forma, independientemente del objeto procesado.
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Por ejemplo, un usuario que sabe operar el programa de Altas, Bajas y Modificaciones (A/B/M) de Clientes sabrá operar también el de A/B/M de Proveedores, Productos y/o Plan de Cuentas.
En las primeras líneas de cada pantalla del sistema, se identifica al usuario que esta operando, su nivel de acceso y también la opción de menú en ejecución.
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En la línea siguiente se muestran las 'opciones' habilitadas para ese usuario, (p. Ej. CONSULTA, ALTA, LISTADO) y sirve para que el usuario indique qué función desea realizar ingresando una letra ("A"-alta,"B"-baja, etc.) o seleccionando con el mouse.
En las pantallas, se despliegan mensajes con distintas características: cada campo de entrada va acompañado de un título a su izquierda.
 
En los programas de ingreso de información, se controla la validez y consistencia de los datos en el momento de la carga (ON-LINE), evitándose inconsistencias, controles y rechazos posteriores.
El sistema permite efectuar consultas, altas, bajas y modificaciones de registros. Todas estas funciones, sin embargo, están limitadas en ciertos casos. Por ejemplo, para dar de baja un producto del archivo, el sistema exige que:

1) El usuario esté autorizado a dar bajas de productos.
2) No exista ninguna situación pendiente relacionada con el producto, como ser existencia en depósito, orden de compra en curso o pendiente, etc.

Este tipo de programas permite además efectuar revisiones o consultas en forma directa (por Ej. especificando código de cliente o producto).
 
Se puede obtener una amplia gama y variedad de INFORMES y REPORTES, a través de diversos programas, que permiten generar la información solicitada con diversas alternativas:

• Posibilidad de listar según distintos ordenamientos (por ejemplo por código, en forma alfabética, por fecha de vencimiento, ubicación, etc. según el caso).
• Posibilidad de listar por rangos (de códigos, fechas, etc.).
• Posibilidad de selección por alguna característica, como por ejemplo categoría, ubicación, zona, clase, fecha, etc.
 
La información impresa guarda también uniformidad de estilo, mostrando en los encabezamientos de las páginas, en posiciones preestablecidas, una serie de datos de control (- Nombre de la empresa - Descripción del proceso - Tipo de selección o rango solicitado - Código del usuario que solicitó el proceso - Fecha y hora de emisión - Número de página-). La última página muestra una estadística de líneas y páginas impresas, registros procesados, tiempo empleado y criterios de selección y emisión del reporte.
La seguridad e integridad de la información almacenada en las bases de datos se asegura con archivos de transacciones y procedimientos periódicos de "backup" en diskette o medio magnético seleccionado (cinta, CD, etc.).
 
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